MIGLIORAMENTO CONTINUO

2° parte

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L’obiezione più frequente mossa a questo tipo di impostazione riguarda il numero di persone previste per la formazione delle squadre, quindi, l’applicabilità del metodo nelle piccole attività.

Il problema non si pone, dato che una stessa persona può far parte di diverse squadre, fino a un massimo di tre. Consiglio sempre di lasciare che ognuno scelga liberamente a quale squadra aggregarsi, a condizione che non ci siano più di tre persone.

Identificata la squadra (o le squadre) da mettere in campo, facciamo un passo indietro e concentriamoci sulle aree strategiche che si vogliono sottoporre al miglioramento continuo. È probabile che sia stata compilata una lista di situazioni interconnesse su cui intervenire e resta da determinare da quali iniziare. 

Di conseguenza va compilata una lista delle priorità che preveda le fasi temporali entro cui far decollare i progetti di miglioramento continuo fino a raggiungere i risultati desiderati. 

Questo passaggio risulta essenziale proprio per evitare di scardinare lo Stato Attuale senza aver costruito i presupposti per lo Stato Desiderato. 

La lista delle priorità e delle fasi temporali va compilata e condivisa con tutti i partecipanti al progetto contestualmente alla formazione delle varie squadre.

Qual è il percorso delle squadre che operano nel Kai-Zen?
Suggerisco questo sistema di lavoro:

1.    Analisi dello Stato Attuale

2.    Motivi per realizzare il miglioramento

3.    Fattori critici da ottimizzare

4.    Nuova proposta strategica

5.    Cura dei dettagli operativi

Al termine di ogni incontro, è opportuno stilare un documento: sarà utile per riprendere rapidamente il filo del discorso negli incontri successivi, specie se dovessero cambiare alcuni elementi della squadra.

Per comprendere meglio l’efficacia del punto 5 relativo alla cura dei dettagli, vorrei raccontare due episodi vissuti nel mondo della ristorazione diversi anni fa. I ristoranti a cui faccio riferimento sono entrambi stellati e mi onoro di averli frequentati anche dietro le quinte, non solo come cliente. 

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Visto che la narrazione dei due ricordi è abbastanza corposa, ho deciso di eliminarla da questo articolo senza togliere le parti essenziali. In questo modo il testo diventa più leggibile. Se però vuoi leggere per intero puoi sempre acquistare l’ebook Coraggio, vieni fuori, richiedendolo direttamente con una semplice mail.

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La cura dei dettagli è fondamentale per raggiungere i risultati e mantenere quello stato di eccellenza a cui tendono le attività di prestigio al di là dei titoli e dei riconoscimenti. Questi ultimi arrivano proprio quando è stata dimostrata la cura e l’attenzione alle aspettative dei clienti – nel caso dei ristoranti, direi dentro e fuori dal piatto.

IL CICLO P.E.V.A.

Possiamo descrivere le fasi del ciclo del miglioramento continuo utilizzando l’acronimo P.E.V.A., che sta per: Pianifica, Esegui, Verifica, Agisci. Il ciclo rappresenta l’assetto circolare della sequenza delle operazioni e costituisce l’essenza del metodo.

In sintesi, ognuna delle fasi del ciclo comporta un impegno responsabile al fine di realizzare il miglioramento desiderato.

Pianifica

Come dicevamo, la prima operazione da compiere per avviare il percorso consiste nell’identificare le aree, i temi, le fasi e gli obiettivi che si vogliono sviluppare con il metodo Kai-Zen. Successivamente è basilare individuare e formare la squadra (o le squadre) a cui affidare il processo del miglioramento continuo.

Esegui

Metti in pratica tutte le indicazioni che emergono dal lavoro di ogni singola squadra. Abbiamo visto sopra che nel sistema di lavoro Kai-Zen è opportuno utilizzare uno schema che raccoglie indicazioni precise e dettagliate su come attuare il miglioramento. 

Può trattarsi di ridurre uno spreco, di usare strumenti e apparecchiature in modo diverso, di gestire meglio i tempi, di impiegare maggiori risorse economiche, ecc. 

La tecnica più usata in questa fase è il brainstorming (termine intraducibile in italiano, ma che significa “discussione critica o raccolta delle idee”). Qualsiasi sia l’argomento preso in considerazione, al termine di ogni singolo incontro emergerà un nuovo procedimento che deve essere applicato immediatamente. 

Perché? Naturalmente per testare la validità delle intenzioni con cui il miglioramento è stato progettato.

Verifica

Verifica il processo nuovo, i risultati che produce anche in rispetto ai tempi previsti in fase di pianificazione. Non bisogna avere fretta, in quanto alcuni processi per produrre i risultati desiderati necessitano di tempi medio-lunghi. Se la pianificazione riporta correttamente la scadenza del percorso individuato, è fondamentale arrivare al termine del test per verificarne l’effettiva efficacia. 

Per alcuni oggetti è bene prevedere più verifiche in tempi diversi. Per esempio, se il piano per migliorare il nostro sistema d’acquisti prevede un programma di 12 mesi per realizzare un risparmio del 15%, è opportuno monitorare il piano trimestralmente e verificarne l’andamento progressivo. 

È possibile che all’inizio dell’anno si rilevi solo un incremento delle risorse dedicate al miglioramento dell’oggetto (sistema d’acquisti), mentre i risultati arrivano in maniera massiccia e sistematica nella seconda parte dell’anno. Ovviamente è possibile apportare correzioni e aggiustamenti al piano originale, sempre con l’ausilio di tutta la squadra responsabile. In fondo, stiamo operando in un sistema di miglioramento continuo.

Agisci

Avvia definitivamente il miglioramento verificato e rendine partecipe tutta la struttura dell’attività. Una volta raggiunto il miglioramento desiderato, è bene condividerlo con tutti gli altri collaboratori e celebrarne il successo: questo riconoscimento rappresenta lo stimolo maggiore per coloro che hanno lavorato direttamente e un fortissimo pungolo per tutte le altre squadre per operare responsabilmente sui loro obiettivi. 

Oltretutto, proprio perché abbiamo constatato che il metodo è replicabile per qualsiasi elemento da migliorare, è molto probabile che il sistema adottato da una squadra possa essere emulato dalle altre con grandi benefici per tutti. La filosofia Kai-Zen, infatti, incoraggia la ricerca del miglioramento e la condivisione dei successi.

Tratteremo in un prossimo articolo un altro strumento che cambia radicalmente l’efficacia del nostro operato: il feedback, termine intraducibile, ma ormai entrato nel gergo comune. 

 ESTRATTO DALL’EBOOK CORAGGIO, VIENI FUORI!

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